Evenement organiseren

Voor sommige, kleine evenementen hebt u geen vergunning nodig. Dan kunt u het evenement melden via het meldingsformulier.

U hebt geen vergunning nodig in deze situaties:

• Er zijn minder dan 200 personen aanwezig op het drukste moment.
• Het vindt plaats tussen 08.00 uur en 24.00 uur.
• Er wordt geen (versterkte) muziek ten gehore gebracht vóór 08.00 uur (op zondag vóór 13.00 uur) of na 24.00 uur.
• Er word(t)(en) geen (alcoholhoudende) drank en/of etenswaren tegen betaling verstrekt.
• Er wordt geen feesttent geplaatst of een feesttent waarin minder dan 100 personen tegelijk aanwezig kunnen zijn.
• Er moet(en) geen verkeersmaatregel(en) getroffen worden. Of er moet(en) wel verkeersmaatregel(en) getroffen worden, maar de burgemeester wordt tenminste 3 weken voorafgaand aan het evenement door de organisator schriftelijk in kennis gesteld.

Het evenement is vrijgesteld van een melding of vergunning.

Ook bij de Categorie 0-evenement kan van u maatregelen verwacht worden in het belang van de volksgezondheid, ook als deze u niet voorgeschreven zijn. U kunt immers ook door uw bezoekers aansprakelijk gesteld worden voor door hen geleden schade, wegens het onvoldoende nemen van maatregelen.

Stap 1: stroomschema

Doorloop het stroomschema evenementen om te kijken in welke categorie uw evenement valt.

Ga naar het stroomschema evenementen

Stap 2: formulieren

Afhankelijk van de categorie vult u één van onderstaande formulieren in. Is het evenement vergunningsplichtig? Maak ook gebruik van het modelveiligheidsplan en/of inzetschema beveiliging. Mocht u het model veiligheidsplan willen ontvangen, stuur dan een mail naar evenementen@oude-ijsselstreek.nl.

Upload uw volledig ingevulde aanvraagformulier met de gevraagde bijlagen via DigiD, maar bij voorkeur via eHerkenning:

Evenementenvergunning aanvragen (DigiD)

Evenementenvergunning aanvragen (eHerkenning)

• Model inzetschema beveiliging
• Invulformulier op grond van Wet Wapens en Munitie (WWM)
• Checklist toegankelijkheid evenementen

Zodra wij uw aanvraag hebben ontvangen, wordt deze in behandeling genomen door de gemeente, en eventueel politie, brandweer en de GHOR (geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio). Wij verwerken het advies en nemen het besluit over uw aanvraag.

Melding klein evenement

Voor kleine activiteiten in de buurt of op straat kunt u meestal een melding klein evenement doen. Het melden is gratis en doet u minimaal 3 weken van tevoren.

Bij uw melding moet u altijd een plattegrond van het evenement bijvoegen (locatie inclusief de te plaatsen objecten en verkeersplan).

Meldingsformulier Evenementen

Schenkt u tijdens het evenement zwakalcoholhoudende drank?

U heeft een ontheffing 'artikel 35 Alcoholwet' nodig. Hiermee vraagt u toestemming aan om alcohol te mogen schenken buiten de reguliere horeca. Download het aanvraagformulier en voeg deze toe aan uw aanvraag.

Heeft u vragen of wilt u meer informatie?

U kunt contact met ons opnemen door te mailen naar evenementen@oude-ijsselstreek.nl, of telefonisch via (0315) 292 292.

Twijfel in welke categorie u evenement valt. Neem dan altijd contact met ons op. Dit kan ook als u twijfelt of een vergunning nodig is voor het evenement wat u voor ogen hebt of behoefte hebt aan een vooroverleg.

Bekijk hieronder het uitvoeringsbeleid. (Er wordt aan een toegankelijk document gewerkt)

De behandelingstermijn voor een vergunningsplichtig evenement is bij A evenementen 8 weken en voor een B- C-evenement 14 weken. Deze termijn kan met maximaal 8 weken worden verlengd.

Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen

Een evenement in of vlakbij een gebouw organiseren levert hele andere aandachtspunten op dan een feest buiten plaatsvindt. U krijgt te maken met veel regels en ook vergunningen en ontheffingen die u misschien nog los van de evenementenvergunning moet gaan regelen.

Is er een gebruiksmelding Brandveilig vluchten voor het aantal bezoekers/gebruikers dat u verwacht, plus de andere gebruikers van het gebouw? Sinds 1 januari 2018 geldt het besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen (BGBOP). Controleer dus of de gebruiksmelding die u hebt nog wel geldig is. Veel oude gebruiksmeldingen zijn vaak niet specifiek genoeg. Als u het zeker wilt weten doet u de gebruiksmelding opnieuw. Dat kan op www.oude-ijsselstreek.nl/gebruiksmelding-brandveilig-gebruik.

Informatiebladen

• Voorschriften bereikbaarheid hulpverleningsdiensten
• Voorschriften gebruik (bijeenkomst)tenten
• Voorschriften Stoelenplan
• Voorschriften bak- en braadinrichting en verwarmingstoestellen
• Voorschriften Stands

Een evenement organiseren, daar komt best wat bij kijken. Naast een mooi evenement wil je natuurlijk ook een veilig evenement organiseren. Er zijn veel onderwerpen over gezondheid en veiligheid waarvoor je aandacht moet hebben. Daarom hebben GHOR en GGD NOG een infographic ontwikkeld voor vergunningverleners en evenementenorganisatoren.

Op de website van Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) vind je deze handige infographic met informatiefolders over onderwerpen die gaan over veiligheid en gezondheid. Bijvoorbeeld over evenementenzorg, alcohol, drugs en roken, eten en (gratis) drinkwatervoorzieningen, weersomstandigheden en sanitaire voorzieningen.

Meer informatie is te vinden op de website: www.vnog.nl/advies-GHOR-bij-evenementen

Een toegankelijk evenement levert u tevredenheid en méér bezoekers op. Het gaat namelijk niet alleen om de bezoeker met een beperking. Vaak kiezen complete vriendengroepen voor een goed toegankelijk evenement. Kleine aanpassingen kunnen al een groot verschil maken. Door vooraf rekening te houden met de toegankelijkheid, komt dat een evenement ten goede.

Binnen de gemeente Oude IJsselstreek is de werkgroep Onbeperkt Meedoen actief. Zij denken graag met u mee om uw evenement (nog) toegankelijker te maken. Stuur een mail naar evenementen@werkgroeponbeperktmeedoen.nl, vermeld daarin uw telefoonnummer, dan neemt de werkgroep contact met u op.

Op de routekaart ESI staat handige informatie voor organisatoren om hun evenement of festival toegankelijk(er) te maken. De routekaart is te vinden op Routekaart Event Safety Institute.

Met de checklist toegankelijkheid evenementen, die in samenwerking met de werkgroep Onbeperkt Meedoen is samengesteld kunt u als organisator kijken hoe toegankelijk uw evenement is.

Voor ondersteuning bij uw evenement heeft u de mogelijkheid om materialen te huren bij de gemeente.

Dranghekken

U kunt maximaal 75 dranghekken huren bij de gemeente (mits u dit tijdig reserveert). De huur van de dranghekken bedraagt 'aantal dranghekken' x € 1,75 (incl. B.T.W.).

U draagt zelf zorg voor het vervoer van de dranghekken. U brengt de dranghekken in schone en ongeschonden staat terug. Mocht blijken dat de dranghekken zijn beschadigd, dan zullen de herstelkosten bij u in rekening worden gebracht.

Kabelgoten en C01 hekken/borden

Via de Buitendienst kunt u ook kabelgoten (maximaal 12, mits u dit tijdig reserveert) en C01 hekken/borden huren. De huur van deze materialen is gratis. Hier gelden dezelfde regels als de dranghekken.

Let op: Houdt er rekening mee dat deze afdeling op vrijdagmiddag na 12.00 uur niet meer bereikbaar is.

Vanaf 2024 zijn wegwerpbekers en -bestek niet meer toegestaan. Op evenementen moet men herbruikbare borden of bekers gaan gebruiken. Dit geldt ook voor kartonnen koffiebekertjes met een laagje kunststof.

Sinds 3 juli 2021 is de Europese Single Use Plastics-richtlijn van kracht. De richtlijn moet bedrijven en evenementenorganisatoren aanzetten om duurzame alternatieven voor single use kunststofproducten en single use kunststof verpakkingen te ontwikkelen. De maatregelen uit de SUP-richtlijn hebben onder meer betrekking op kunststof wegwerpplastics, waaronder ook verschillende verpakkingen.

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat heeft een regeling gepubliceerd om invulling te geven aan een aantal maatregelen uit de SUP-richtlijn, te weten: het inrichten van de producentenverantwoordelijkheid. Bekijk de ministeriële regeling

Meer informatie over SUP vindt u op Kennisinstituut Duurzaam Verpakken (KIDV) en Rijksoverheid.

Kijk op de website van het Kennisplatform duurzame evenementen voor voorbeelden van het organiseren van een duurzaam evenement.

Indien voor uw evenement het nodig is om beveiliging in te zetten, dient u ook een beveiligingsplan op te stellen. Hierin geeft u aan hoeveel gecertificeerde beveiligers u inzet tijdens het evenement en waar op het terrein zijn zullen staan op welk moment.

In het veiligheidsplan en inzetschema beveiliging leest u meer informatie over beveiliging. Mocht u het model veiligheidsplan willen ontvangen, stuur dan een mail naar evenementen@oude-ijsselstreek.nl.

Sinds 8 november 2022 is het Vereniging Informatie- en Evaluatie Punt (VIEP) gestart bij de gemeente. VIEP is een onafhankelijk adviespunt voor álle vragen en uitdagingen waar alle verenigingen, stichtingen en buurthuizen in de gemeente Oude IJsselstreek voor staan. Hierbij kunt u denken aan:

• We zoeken nieuwe vrijwilligers maar kunnen ze niet vinden;
• We hebben financiële problemen, hoe lossen we die op?
• Hoe gaan we nieuwe leden werven?
• Hoe betrekken we jongeren bij onze club?

Maar ook alle andere vragen die leven kunnen bij het VIEP gesteld worden.

Meer informatie over het VIEP.

Het kan zijn dat je tijdens het evenement verkeer moet regelen. Hiervoor kan een evenementenverkeersregelaar worden ingezet. De evenementenverkeersregelaar is een verkeersregelaar die specifiek voor evenementen wordt ingezet, en eenvoudige aanwijzingen mag geven zoals het stopteken en het oprijteken. De evenementenverkeersregelaar is een vrijwilliger die een eenmalige instructie moet volgen om bevoegd te zijn in haar of zijn gemeente.

Aanstelling

De organisator van een evenement meldt het evenement aan bij de Stichting Verkeersregelaars NederLand (SVNL). Vervolgens keurt de gemeente het evenement goed. Daarna krijgt de organisator de mogelijkheid om de evenementenverkeersregelaar die aangesteld moeten worden aan te melden via dezelfde website. Deze verkeersregelaars moeten wel vooraf een instructie volgen en voltooien via e-learning.

Na de aanmelding van de verkeersregelaars stelt de gemeente ze aan voor het evenement.

De gemeente kan in het kader van haar beleid subsidie verstrekken aan een organisatie die een evenement (met een niet-commerciële doelstelling) op het gebied van kunst, cultuur, sport, erfgoed of maatschappelijke thema´s organiseert. Meer informatie over het in aanmerking komen van subsidie voor uw evenement.

• Model inzetschema beveiliging
• Uitvoeringsbeleid evenementen gem. OIJ (Er wordt aan een toegankelijk document gewerkt)
• Register Attractietoestellen en Speeltoestellen (RAS)
• Landelijke hygiënerichtlijn voor evenementen
• COBc Richtlijnen Constructieve Veiligheid bij evenementen
• ESI: Brandveiligheid op evenementen: Regel het goed
• Techniek Nederland: Tips voor voorkomen bliksemrisico
• Regeling verkeersregelaars 2009
• Checklist toegankelijkheid evenementen

Hieronder een beschrijving van de procedure die uw aanvraag doorloopt nadat u het heeft ingediend.

1. Aanvraag (met bijbehorende stukken) indienen
2. Vergunningverlener kijk de stukken door om te zien of wat is ingediend toereikend is.
   1. Indien er aanvullende informatie nodig is, stelt de vergunningverlener de aanvrager op de hoogte en geeft een redelijk termijn om de aanvulling te kunnen doen.
3. Vergunningverlener stuurt de aanvraag en bijbehorende stukken naar de hulpdiensten ter advisering.
   1. Hulpdienst kan aangeven dat de inhoud van de aanvraag en/of de stukken niet voldoende om van advies te kunnen voorzien en dat er dus aanvullende informatie nodig is.
   2. Vergunningverlener vraagt de organisatie om de aanvullingen die nodig zijn om te kunnen adviseren.
   3. Aanvrager pas zijn aanvraag en stukken aan en stuurt dit terug naar de vergunningverlener.
   4. Vergunningverlener stuurt aangepaste aanvraag en stukken naar de hulpdiensten ter advisering.
4. Hulpdiensten advisering vanuit hun disciplines op het evenement.
5. Vergunningverlener stelt de vergunning op en neem de adviezen van de hulpdienst mee in de vergunning.
6. Vergunning wordt verzonden met bezwaarclause en -termijn en wordt gepubliceerd op www.overheid.nl.